Uma gestão adequada de documentos permite racionalizar os investimentos na área de documentação e informação e, ainda, ser garante de que a todos os documentos seja dada a atenção e proteção adequadas e, mais, que o seu valor probatório e informativo possa ser recuperado de forma eficaz e eficiente.
Os arquivos encerram uma visão de passado e de futuro e, quando geridos eficazmente, não transportam o peso que é associado à sua denominação mas sim uma utilidade de informação disponível e organizada que se torna útil nos momentos em que é necessária.
As áreas de intervenção propostas são:
• Introdução aos diversos tipos de suportes da informação;
• Análise de vantagens e desvantagens de cada tipo de suporte;
• Técnicas de arquivo;
• Digitalização e tratamento de imagem;
• Gestão da Intranet;
• Modelização do sistema de arquivo.
A estratégia para a implementação do sistema de arquivo inclui o desenho do sistema, a documentação dos mesmos, a conversão dos documentos de arquivo para novos sistemas ou formatos, determinação dos prazos de retenção e tomada de decisões sobre os documentos de arquivo com valor contínuo e estabelecimento de normas e de processos de avaliação e monitorização de desempenho dos sistemas.
As áreas de arquivo são locais em que os 5S’s são uma ferramenta de gestão que asseguram a garantia de uma gestão física eficaz dos arquivos.